Systemy wspomagające zarządzanie firmą

Prowadzący własny biznes muszą zarządzać wieloma aspektami swoje firmy jednocześnie. Trzeba dbać obsługę klienta, o terminowość dostaw, wystawiać faktury i pilnować ich terminów, zarządzać wysyłką, zamawiać towar. Wszystko zależy od rodzaju działalności, ale spraw nad którymi trzeba zapanować jest wiele. Na szczęście rozwój technologii i informatyzacji sprawił, że powstało wiele programów dla firm ułatwiających zarządzanie nimi.

Duża firma = dużo danych

Im większa firma tym więcej danych do przechowywania, analizowania. Sama dokumentacja kadrowa przy zatrudnianiu np. więcej niż 50 pracowników oznacza konieczność sporządzania obszernej listy płac, terminowego opłacania składek, wypłaty wynagrodzeń, pilnowania terminowości badań lekarskich, urlopów. A to zaledwie niewielka część dokumentacji, którą trzeba się zając. Ponadto dochodzą wszelkie dokumenty związane z zamówieniami, dostawami, produkcją, eksploatacją maszyn itp. Duże firmy korzystają zatem z rozwiązań informatycznych by móc lepiej zarządzać zasobami. Są dwa systemy, które wykorzystywane są najczęściej.

Systemy ERP

Z myślą o takich właśnie przedsiębiorstwach, których dokumentacja jest ogromna powstały programy klasy ERP. Systemy te mogą wspomagać zarządzanie jednym przedsiębiorstwem lub kilkoma współpracującymi czy też wieloma filiami firmy. Pozwalają na gromadzenie i operowanie danymi pochodzącymi z wielu źródeł, tak by zasoby danej firmy zostały wykorzystane jak najlepiej.

Wśród programów dla firm klasy ERP można wyróżnić dwa rodzaje:
– modułowe, które jak nazwa wskazuje składają się z oddzielnych aplikacji mogących działać odrębnie od siebie lub współpracować ze sobą,
– zintegrowane czyli takie, które korzystają z jednej bazy danych na jednej wspólnej platformie biznesowej co oznacza, że wszystkie jego elementy korzystają z danych w czasie rzeczywistym.

Obecnie systemy ERP wciąż się rozwijają wraz z rozwojem metod zarządzania. I tak, najnowsze rozwiązania oprócz standardowych modułów tj. magazyn, księgowość, kadry czy planowanie produkcji, maja także moduły do budżetowania i controllingu. Coraz częściej wbudowywane są narzędzia analityczne Business Intelligence.

Systemy CRM

Systemy CRM to programy dla firm, które służą do zarządzania relacjami z klientami. Powstały w oparciu o koncepcję zarządzania w której największy nacisk kładzie się na budowanie długotrwałej relacji z klientami. Koncepcja zakłada, że łatwiej jest zatrzymać klienta, który przynosi zyski firmie niż poszukiwać nowego.

Rozwiązania klasy CRM gromadzą dane na temat klientów, dostawców, partnerów i wszelkich podmiotów i osób związanych z przedsiębiorstwem.

Systemy te wspomagają przede wszystkim działy:
– marketingu
– sprzedaży
– obsługi klienta
– zarządu.

Programy dla mniejszych biznesów

Ogromne biznesy to jedno, ale to małe firmy stanowią największa cześć istniejących przedsiębiorstw. Z jakich rozwiązań zatem to one mogą korzystać? Mogą oczywiście korzystać z tych samych systemów co duże firmy. Jest to o tyle proste, że w rozwiązaniach modułowych możliwe jest korzystanie tylko z tej części oprogramowania, która jest potrzebna w danej firmie. Przykładowo firma potrzebuje programu do magazynowania i fakturowania, wiec wykupuje tylko moduły do tego przeznaczone.

Tworzone są także programy dla firm małych i średnich, które są mniej rozbudowane, ale mają w sobie najważniejsze elementy potrzebne do zarządzania. Są także rozwiązania dotyczące tylko jednego aspektu działalności np. do zarządzania dokumentacją czy fakturowania. Barierą są jedynie fundusze potrzebne na zakup, bowiem programów dla firm jest obecnie na rynku bardzo wiele.